Damit die Transformation gelingt:

Die Rolle der Change Kommunikation Agentur

Change Kommunikation Agenturen unterstützen ihre Kunden dabei, eine anstehende Transformation zu planen, umzusetzen und mit allen internen wie externen Stake-holdern zu kommunizieren, damit der Wandel intern wie extern gelingt.

Das ist wichtig, denn in den aktuellen Zeiten sind vor allem die Mitarbeiter häufig verunsichert und reagieren allergisch auf Veränderungen. Hier hilft die richtige Kommunikation Sorgen abzubauen, Wissen aufzubauen und Transparenz herzustellen.

Dafür verfügt eine Change Kommunikation Agentur über eine Vielzahl an Experten mit dem nötigen Fachwissen und Erfahrung und bietet ihren Kunden darüber hinaus eine unabhängige, objektive Perspektive auf das Geschehen.

Parallel dazu unterstützt sie das Unternehmen dabei, die Mitarbeiterbindung zu stärken und das Vertrauen. Zwei entscheidende Punkte, um Widerstände gar nicht erst auftreten zu lassen und alle Stakeholder auf den neuen Kurs einzustimmen.

Hierfür werden Partner gebraucht, die Change Management Kommunikation nicht nur strategisch managen können, sondern auch tief in die Unternehmenswelten eindringen und sie zu ihren machen. Wir von der Ruess Group tun das seit Jahrzehnten.

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Angela Kunwald

Managing Director

T: +49 711 16446-71
M: angela.kunwald@ruess-group.com

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Wir haben den Change Prozess in zentralen Entwicklungsstufen mitentwickelt und gestaltet – inklusive das an den einzelnen Stufen ausgerichtete (kommunikative) Handeln mit dem Leitgedanken "zusammen wachsen".

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Willkommen im Jahrhundert der Transformation

Die Welt ändert sich gerade rasant: Technologische Innovationen, wirtschaftliche Dynamiken, soziale Herausforderungen, umweltpolitische Herausforderungen und kulturelle Veränderungen sind nur einige der Gründe dafür.

In erster Linie zeichnet die digitale Transformation dafür verantwortlich. Hier spielt das exponentielle Wachstum der Informations-Technologien eine entscheidende Rolle bei einem Transformationsschub, der sich auf alle Bereiche auswirkt.

Parallel dazu formt die Globalisierung die Wirtschaft neu. Der Handel geht immer mehr über die Grenzen hinweg und die Verlagerung der Produktion in andere Länder führt zu einer neuen Ordnung der Ökonomie, in der der Wandel die einzige Konstante ist man nur durch Veränderungen erfolgreich bleibt.

Doch damit nicht genug: Auch die sozialen Veränderungen treiben die Transformation. Hier führen der demografische Wandel, die Urbanisierung und die Migration zu einer Neugestaltung der einzelnen Gesellschaften.

Darüber hinaus zwingen der Klimawandel, die Knappheit der Ressourcen und die abnehmende Biodiversität zu nachhaltigeren Wirtschafts- und Lebensweisen und einer grundlegenden Transformation der Energieversorgung.

Das ändert sogar Grundsätzliches: Wie Energie produziert und verbraucht wird, wie Städte geplant und gebaut werden sowie die Art und Weise, wie Gesellschaften und Staaten mit den knappen Ressourcen umgehen.

Normen und Werte werden volatil und führen zu dynamischen und oftmals polarisierten Debatten über Identität, Zugehörigkeit und die Zukunft der Gesellschaft, des Planeten und das Zusammenleben aller.

Parallel dazu ist seit dem Ende der Covid-Pandemie jedem klar, dass Flexibilität und Resilienz in einem völlig neuen Maß neu gedacht werden müssen. Das verändert Arbeitsweisen von einzelnen Mitarbeitern komplett und das Home-Office ersetzt zunehmend die Unternehmens-Zentrale.

So wird klar: Es sind unzählige Faktoren, die zu einem Zeitalter führen, in dem Veränderungen nicht nur unvermeidlich, sondern geradezu notwendig sind. Denn die Bedingungen ändern sich schnell und die Reaktionszeiten werden immer geringer.

Doch all das beschert nicht nur Risiken, sondern auch viele Chancen. Denn wenn sich die Menschen und Unternehmen mit erfolgreichen Chance Management auf den Wandel einstellen, dann kann er zu einem entscheidenden Faktor für neuen Erfolg und Wohlstand werden.

Chancen und Risiken im Change-Prozess

Der Change-Prozess bezeichnet eine Phase des Wandels in der die Strategien, Strukturen und Philosophien verändert werden müssen, um positiv auf aktuelle und zukünftige Herausforderungen reagieren zu können.

Antriebskräfte dafür sind technologische Entwicklungen, Marktveränderungen, neue rechtliche sowie politische Anforderungen oder ganz einfach, eine neue strategische Ausrichtung. Ziel ist es, durch erfolgreiches Change Management als besseres Unternehmen aus dem gesamten Change Prozess herauszukommen.

Chancen eines Change-Prozesses:

Innovation und Wettbewerbsfähigkeit: Change-Prozesse stoßen neue Technologien oder Methoden an, die wiederum Innovationen fördern und das Unternehmen insgesamt stärken.
Effizienzsteigerung: Die Veränderungen von Prozessen und Abläufen steigern die Effizienz, sparen Kosten, verbessern die Produktivität und sorgen insgesamt für ein schlankeres, leistungsfähigeres, resilienteres Unternehmen.
Mitarbeiterentwicklung: Change-Prozesse geben den Mitarbeitern Gelegenheit, neue Fähigkeiten zu entwickeln, stärken ihre Motivation und festigen die Bindung an das Unternehmen.
Anpassungsfähigkeit: Erfolgreiche Change-Prozesse erhöhen die Anpassungsfähigkeit der Unternehmen und machen sie fähiger und bereiter für alle zukünftigen Herausforderungen.

Risiken eines Change-Prozesses:

Widerstand: Von der Veränderung Betroffene stehen Change Projekten in der Regel erstmal skeptisch gegenüber. Das muss durch interne Kommunikation adressiert werden, denn Widerstand beeinträchtigt oft die Effektivität eines Unternehmens und seiner Prozesse. Erfolgreiche Veränderungskommunikation heißt hier zunächst, die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig über anstehende Veränderungen zu informieren und anschließend stetig auf dem Laufenden zu halten.
Kosten: Change-Prozesse können ins Geld gehen. Mit beträchtlichen Kosten und zeitlichen Aufwänden für Schulungen, Systemumstellungen und Zeitverlusten während der Übergangsphase.
Fehlende Zielorientierung: Change Prozesse können auch scheitern, wenn die Ziele nicht klar definiert sind oder die Strategie nicht gut durchdacht. Hier besteht dann die Gefahr der Ressourcen-Verschwendung.
Unterbrechung des Betriebs: Veränderungsprozesse brauchen Zeit und verändern das Unternehmen oft grundlegend. Das kann den normalen Geschäftsbetrieb stören und zu Produktivitätsverlusten führen.

Insofern ist ein Change Prozess ein zweischneidiges Schwert, das filigran geplant und exakt umgesetzt werden muss: Sorgfältig vorbereitet und klar kommuniziert an alle Stakeholder, mit der Bereitschaft, sich stets anzupassen und zu lernen.

Die richtige Change Management Kommunikation

Ein Change Prozess ist die Antwort eines Unternehmens auf interne oder externe Stimuli. Er ist die Anpassung der bestehenden Strukturen, Praktiken und Kulturen an die neuen Herausforderungen und eine neue Zeit.

Hier spielt Change Communication eine herausragende Rolle und darf nicht unterschätzt werden. Denn sie ist das Werkzeug, das die Vision und die Notwendigkeit des Wandels sichtbar macht und alle Stakeholder mit auf die Reise nimmt.

Dafür dient sie als Brücke, vom Ist-Zustand des Unternehmens bis zum Ziel, zur Soll-Vision. Sie erklärt die Gründe für die Transformation und schafft die Narrative, die alle bewegen, Teil dieses neuen Wegs zu werden und ihn mitzugehen.

Nur wenn die Gründe für den Wandel klar kommuniziert werden, verstehen alle, warum es sich ändern muss. Genau das ist essenziell für die Akzeptanz und die Unterstützung des Prozesses.

Dafür wird die Kommunikation zum Guide, der alle dort abholt, wo sie stehen und sie auf den Weg mitnimmt. Jetzt gilt es nicht nur Informationen zu übermitteln, sondern auch die ausgeprägte Fähigkeit aufzubringen, empathisch zuzuhören.

Um Bedenken und Ideen zu sammeln, die den Prozess besser machen und zu innovativen Lösungen führen. Um allen ein Gefühl der Wertschätzung und des Respekts zu vermitteln und die Moral und das Engagement zu steigern.

Insofern kann eine transparente Kommunikation entscheiden, ob die Vertrauensbasis im Unternehmen hält. Denn Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass sie im Dunkeln gelassen werden, neigen zu Misstrauen und Spekulationen und behindern den Wandel.

Dafür muss die Change Management Kommunikation den Wandel humanisieren. Erkennen, dass hinter jeder Funktion ein Mensch mit seinen ganz persönlichen Einstellungen und Bedürfnissen steht. Der Unterstützung braucht, um sich anzupassen und zu wachsen.

Hier geht effektive Kommunikation auf die emotionalen Aspekte der Transformation ein und trägt mit einer offenen, transparenten Kommunikation dazu bei, die Ängste zu mindern und eine positive Einstellung zum Change zu fördern.

Doch das ist nicht so leicht, wie man denkt. Sogar eine nur leicht falsch konzipierte Change Management Kommunikation führt zu Verwirrung und Gerüchten. Hier bedarf es einer sorgfältigen Planung und konsistenten Botschaften, die vereinen, statt zu spalten.

Analyse und Evaluierung sind hier die Keywords, um die Bedürfnisse und Erwartungen aller internen wie externen Stakeholder zu berücksichtigen und sie zielgerichtet mit den richtigen Worten und Bildern zu befriedigen.

Deshalb hat ein Change-Prozess, der durch eine starke Kommunikation mittels einer erfahrenen Change Kommunikation Agentur getragen wird, eine wesentlich höhere Erfolgs-Chance, da er auf einem gemeinsamen Verständnis aufbaut.

Nur strukturierte Change-Prozesse sind erfolgreich

In der Regel umfasst ein gut strukturierter Change-Prozess die nachfolgenden Schritte. Ganz gleich, ob er durch technologische Fortschritte, Marktveränderungen, interne Restrukturierungen oder ein neues Geschäftsmodell ausgelöst wurde.

1. Der Auftakt

Jeder Change Prozess beginnt mit der Einsicht, dass Veränderungen notwendig sind. Das kann das Ergebnis einer strategischen Analyse sein, durch Kunden- Feedback oder das Aufkommen von neuen Markt- und Branchentrends.

Darauf aufbauend werden die Ausrichtung und die Ziele des Change-Prozesses festgelegt. Inklusive einer sorgfältigen Analyse der internen wie externen Umgebungen, um die treibenden Kräfte dafür zu verstehen und darauf zu reagieren.

2. Die Vision

Entscheidend für den Erfolg ist immer eine klare Vision. Sie sollte eine Richtung und ein Ziel beinhalten, an dem sich alle orientieren können. Sie muss inspirieren und aufzeigen, dass alle Veränderungen zu einem besseren Unternehmen führen.

Natürlich muss diese Vision auch mit den Werten und dem Purpose des Unternehmens übereinstimmen. Denn nur so wird die Glaubwürdigkeit und die Unterstützung aller intern wie extern am Unternehmen Beteiligten gesichert.

3. Die Kommunikationsstrategie

Effektives Kommunizieren ist das A und O eines jeden Change-Prozesses. Es beinhaltet die kontinuierliche und konsistente Vermittlung der Informationen sowie den Grund, die Auswirkungen und den Umfang auf alle Stakeholder.

Dafür muss die Kommunikationsstrategie die verschiedensten Kanäle und Methoden nutzen, um zu garantieren, dass die Botschaften alle Winkel des Unternehmens erreichen.

4. Die Mitarbeiter

Die wichtigsten Stakeholder in einem Change-Prozess sind natürlich die Mitarbeiter. Hier sind ihre Einbindung und ihr Empowerment entscheidend für das Gelingen aller Maßnahmen.

Das geschieht in der Regel durch Workshops, Schulungen und regelmäßige Meetings, wo die Mitarbeiter ermutigt werden, Fragen zu stellen, eventuelle Bedenken vorzutragen und Verbesserungs-Vorschläge zu machen.

Hier sollten auch die Führungskräfte als Change Agents – glaubwürdige, vertrauensvolle Unternehmens-Botschafter – fungieren und im engen Schulterschluss mit der Belegschaft den Wandel vorantreiben.

5. Die Implementierung

Das Resultat eines Change-Prozesses kann die Einführung einer neuen Technologie, die Fortentwicklung von Prozessen, die Restrukturierung der Organisation oder die Neuausrichtung der Unternehmenskultur sein.

Jetzt ist es wichtig, immer flexibel zu sein und auf etwaige Feedbacks zu reagieren, Anpassungen vorzunehmen und bei Bedarf auch wieder die Richtung zu ändern. Denn ein Change ist ein durchweg organischer Prozess und muss es bleiben.

6. Die Widerstände

Widerstände gegen Veränderungen gehören dazu und sind ein natürlicher Teil des Prozesses. Um sie zu überwinden, empfiehlt es sich, Augen und Ohren offen zu halten, um die Sorgen der Belegschaft zu verstehen.

Gleichzeitig sollte auch immer an Lösungen gearbeitet werden, die auf diese Sorgen eingehen. Hier empfiehlt es sich auch sogenannte Quick Wins einzubauen. Schnelle, sichtbare Erfolge, die die Vorteile des Wandels erlebbar machen.

7. Das Monitoring

Change-Prozesse verlaufen selten linear und erfordern ein kontinuierliches Monitoring und viel Flexibilität. Hier ist es Aufgabe des Managements, den Fortschritt zu evaluieren, Erfolge zu messen und Anpassungen vorzunehmen, bei Bedarf.

Jetzt heißt es offen zu sein für Feedbacks aller Art und den Prozess dementsprechend zu iterieren. Denn nur wer offen für alle Möglichkeiten ist, wird am Ende die für das Unternehmen optimale Lösung erreichen.

8. Die Verankerung

Ein Change ist nur dann nachhaltig, wenn er im täglichen Betrieb und der Unternehmenskultur verankert wird. Aus neuen Praktiken und Prozessen sollten Standards werden und in die Firmenroutinen eingehen.

Auch hier nimmt das Management eine Führungsrolle ein. Ganz einfach dadurch, dass es die Veränderungen kontinuierlich unterstützt und vorlebt. Schließlich ist ein ungelebter Change kein Change, sondern ein Haufen leerer Absichten.

9. Die Erfolgsmessung

Der Erfolg eines Change sollte messbar sein. Dafür müssen klare Indikatoren und Messgrößen (KPIs) definiert werden. Nur so können die Auswirkungen des Wandels bewertet werden.

Das hilft nicht nur bei der Analyse des aktuellen Change, sondern bringt auch wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Richtungsänderungen. Denn: Nach dem Change ist immer vor dem nächsten Change. Es sind anspruchsvolle Zeiten.

10. Die Reflexion

Nach dem Ende des Change-Prozesses empfiehlt es sich, alle Abläufe zu reflektieren. Was hat nicht funktioniert? Was war gut? Was war besser? Und: Was kann man daraus für den nächsten Change lernen?

Eben genau dieses kontinuierliche Lernen ist wichtig, um ein Unternehmen anpassungs- und wettbewerbsfähig zu machen. Grundbedingungen hierfür sind strategisches Planen, effektives Kommunizieren und eine starke Führung.

Eine Change-Agentur braucht vielfältige Skills

Von einer Change Kommunikation Agentur wird ein Bündel an speziellen Erkenntnissen erwartet. Damit sie ein Unternehmen durch die komplexen Herausforderungen eines Veränderungsprozesses navigieren kann.

Oder anders gesagt, Fähigkeiten, die entscheidend sind, um neben den Mitarbeitern auch die externen Stakeholder zu erreichen, sie zu informieren und zu motivieren. Dazu nachfolgend ein paar der wichtigsten Skills:

1. Strategische Planungskompetenz

Eine der wichtigsten Aufgabe einer Change Kommunikation Agentur ist die Entwicklung strategischer Kommunikationspläne, die gleichzeitig den kurzfristigen Anforderungen des Wandels wie der langfristigen Unternehmensvision gerecht werden.

Dafür muss sie die Unternehmensziele verstehen, die Ausgangssituation analysieren und die Ziele definieren. Und stets flexibel bleiben, um sich an verändernde Umstände anzupassen und das so strukturiert, dass alles in einer Ordnung abläuft.

2. Verständnis für Change-Management

Eine tiefgreifende Expertise in Sachen Prinzipien und Modelle des Change-Managements ist für eine Change Kommunikation Agentur ebenso selbstverständlich wie ein tiefes Verständnis für die Mitarbeiter und wie sie auf Veränderungen reagieren.

Alles, um den Übergang von einem Status zum nächsten leichter und eleganter zu machen. Dafür wird auch ein tiefes Verständnis für das menschliche Verhalten, Motivations-Theorien und Gruppendynamik benötigt.

3. Empathische Kommunikationsfähigkeit

Effektives Kommunizieren parallel zum Change-Prozess erfordert ein hohes Maß an Empathie und Aufgeschlossenheit. Dafür muss die Agentur stets in der Lage sein, sich in die verschiedenen Stakeholder hineinzuversetzen, um ihre Bedenken zu verstehen.

Dafür muss sie Botschaften aufstellen, die nicht nur rational überzeugen, sondern auch emotional ansprechen. Denn nur mit Empathie gelingt es, die richtigen Botschaften zu verfassen, die die Menschen dort abholen, wo sie sich befinden.

4. Kreative Problemlösung

In Veränderungsprozessen treten oft unerwartete Herausforderungen auf. Deshalb muss eine Change-Kommunikationsagentur stets und schnell in der Lage sein, diese Probleme kreativ zu lösen.

Hierfür ist es wichtig, dass traditionelle Denkmuster durchbrochen werden und die Bereitschaft vorhanden ist, neue Wege zu gehen, um die Kommunikationsziele zu erreichen.

5. Fähigkeit zur Stakeholder-Analyse

Entscheidend in jedem Change-Prozess ist die genaue Kenntnis darüber, wer die Stakeholder sind, was sie triggert und wie sie am besten erreicht werden können. Deshalb sollte die Agentur über alle Tools und Möglichkeiten dafür verfügen.

6. Krisenkommunikations-Expertise

Krisen gehören zum Change-Prozess wie die Butter zum Brot. Da ist dann schnelles und entschlossenes Handeln gefragt und die umgehende Entwicklung einer strategischen Krisenkommunikation.

Charakterlich muss die Agentur dann auch in der Lage sein, diese Situationen ruhig und besonnen zu managen, schnell zu reagieren und die Kommunikation stets anzupassen – um das Vertrauen der Stakeholder aufrecht zu erhalten und Schäden abzuwenden.

7. Erfolgsmessung

Ein Erfolg ist nur ein Erfolg, wenn er gemessen und analysiert werden kann. All das erfordert ein tiefes Verständnis in Sachen Datenerhebung und ihre Analyse anhand fundiert aufgestellter KPIs sowie die passenden Tools dafür.

8. Interkulturelle Kompetenz

Kommunikationsstrategien müssen in unserer globalisierten Welt selbstverständlich länder- und kulturübergreifend funktionieren. Hier gilt es die kulturellen Unterschiede zu verstehen, und sie zu managen – um Kommunikationsfallen zu vermeiden.

9. Technologische Versiertheit

Die digitale Welt produziert Technologien in rascher Abfolge, mit denen die Change-Kommunikationsagentur vertraut sein muss. Nicht nur in Sachen Kommunikations-kanäle, sondern auch in Sachen Tools zum Management der Kommunikation.

10. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Eine Change-Kommunikation Agentur muss stets flexibel und anpassungsfähig sein. Schließlich sind auch die Prozesse hoch dynamisch und erfordern ein schnelles Denken und Anpassen. Also nicht Schema F, sondern empathisches Arbeiten 24/7.

Der Change ist eine Operation am offenen Herz des Unternehmens

Die Arbeit einer Change-Kommunikationsagentur ist ein Zusammenspiel aus analytischem Forschen, kreativem Denken, technischem Know-how und empathischer, zwischenmenschlicher Sensibilität.

Alles Fähigkeiten, die eine Brücke zwischen dem aktuellen Zustand eines Unternehmens und seiner zukünftigen Vision zu schlagen sollen – und dabei (das ist das Wichtigste) alle Beteiligten mitnehmen.

Weil nur so ein Change Strukturen, Prozesse, die Unternehmenskultur und Verhaltensweisen der Mitarbeiter verändert. Nur so führt er zu neuen Geschäftsmodellen, neuen Technologien und neuen Abläufen.

Kurz, ein Change zielt darauf ab, das Unternehmen und seine Belegschaft resilienter, wettbewerbsfähiger und anpassungsfähiger an neue Herausforderungen in sich verändernden Märkten zu machen.

Es ist eine Operation am offenen Herzen von Unternehmen und eine große Verantwortung für die Change Kommunikation Agentur. Wir von der Ruess Group wissen das. Aus vielen erfolgreichen Projekten für Kunden, die jeden Change als Chance begreifen.