12. April 2021

Hybride Events - das Veranstaltungsformat der Zukunft

Fachmessen in zwei Welten

Während der Hybrid für die Autobauer eine erfolgreiche Brückentechnologie auf dem Weg zur Elektromobilität zu sein scheint, hat die hybride Messe als eine Kombination aus physischer und virtueller Messe gute Chancen, dauerhaft ihren Platz in einem Event-Marketing mit zunehmender Digitalisierung zu behaupten. Hybridmessen vereinen die Vorteile von Face-to-Face-Events, wie sie mit abnehmender Pandemie wieder möglich sein werden, mit den Vorteilen einer virtuellen Erweiterung: geringere Kosten, räumliche Überwindung, größere Reichweite, Erfolgsmessung.

Um eine Studie des Europäischen Instituts für Tagungswirtschaft (EITW) zu interpretieren, sind hybride Events, also auch hybride Messen „gekommen, um zu bleiben“. Nicht nur die Kosten- und Reichweitenvorteile dieser hybriden Events spielen dabei eine Rolle, sondern auch die alltäglichen Erfahrungen mit steigender Digitalisierung, die Unternehmer, Marketing- und Vertriebsteams seit Anfang 2020 machen. In gut einem Jahr haben sie die Vorteile virtueller Meetings, Konferenzen, Messen und anderer Events schätzen gelernt. Ob lange Anfahrtswege, Hotelkosten vor Ort und Logistikaufwände, Standkosten samt Catering- und Hostessenservice, der Zeitinvest für Messe-Personal mit hohem Ressourcenverbrauch, lange Vorbereitungszeiten, hoher Organisationsaufwand – die klassische Messe wird als Event-Format immer mehr hinterfragt. Hinzu kommt die Frage, wie viele Teilnehmer internationale Messen in Zukunft noch realistisch anlocken werden. Es ist davon auszugehen, dass die Besucheranzahl eben aufgrund der hohen Komplexität und Aufwände dauerhaft unter dem vorpandemischen Niveau liegen wird. Die Notwendigkeit der physischen Anwesenheit bei einer Messe-Veranstaltung wird vielerorts auf den Prüfstand gestellt werden.

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Hybrid-Messe = gekonnte Kombination aus digital und analog

Natürlich bietet die reale Live-Messe vor allem emotionale Vorteile, die der Geschäftsbeziehung durchaus dienlich sein können, wie Atmosphäre, Umfeld, Flair. Auch die persönliche Interaktion der Teilnehmer, das Aufeinandertreffen mit Smalltalk und Kaffeetrinken gehören zur Wirkung einer Präsenz-Messe. Neue Technologien wie AR- und VR-Brillen und Hologramme werden diese Nachteile aber teilweise ausgleichen und lassen erahnen, was zukünftig möglich sein wird. Also geht es in Zukunft nicht mehr um ein entweder Live-Veranstaltung oder virtuelle Messe, sondern um die strategisch kluge und sorgfältig konzipierte Kombination aus beiden Event-Welten in einer hybriden Messe. Indem beide Ideen verknüpft werden, holen Messe-Aussteller – vor allem im B2B-Umfeld, das Optimum aus ihrem Messe-Engagement heraus.

Zusammengefasst lässt sich bis hierher festhalten:

  • Das Coronavirus sorgt seit 2020 für zahlreiche Absagen der Veranstaltungen von Messeverantwortlichen und Besuchern
  • Messen werden weiterhin abgesagt oder auf Ende 2021 verschoben
  • Aussteller kündigen an, selbst bei stattfindenden Messen weniger Vertriebspersonal einzusetzen, die Standflächen zu verkleinern, auf Catering-Bereiche ganz oder teilweise zu verzichten und weniger Exponate auf den Stand zu bringen, um Sicherheitsabstände gewährleisten und Hygienevorschriften einhalten zu können
  • Bisherige Messebesucher kündigen an, dass sie 2021 bei weniger oder gar keinen Messen teilnehmen werden. Gründe sind der eigene Gesundheitsschutz sowie Reiseverbote des Arbeitgebers, oder offizielle Reisewarnungen
  • Gleichzeitig mit dieser Entwicklung erweist sich das Event-Format „Virtuelle Messe“ als sinnvolle Alternative oder Erweiterung zur Präsenzmesse
Schubert Messe

Systematisierte Leadgenerierung

Hybride Messen führen logischerweise zu einer neuen Event-Budgetierung, die auf Erfahrung aus klassischen Messen und der Erweiterung ins digitale Marketing mit virtuellen Events beruht. Virtuelle Showrooms beispielsweise oder HR-Messen bieten Möglichkeiten, die mit dem eingesetzten Budget in der realen Messewelt kaum umsetzbar wären. Hinzu kommen Effekte der systematisierten digitalen Leadgenerierung. Und neben dem Einsammeln von Marketing-Leads und deren Qualifizierung zu Sales-Leads lassen sich effiziente Kundenbindungsprogramme automatisiert mit entsprechenden E-Mail-Marketing-Tools aufbauen. Immer mehr Großunternehmen, aber auch größere mittelständische Unternehmen beschäftigen sich mit diesem hybriden Konzept.

Dazu passt auch, dass das Europäische Institut für TagungsWirtschaft (EITW) einen klaren Trend zu Hybrid-Messen feststellt: Das Institut an der Hochschule Harz hat untersucht, wie sich die Corona-Krise auf den Markt für Veranstaltungen in Deutschland ausgewirkt hat und fand heraus, dass vor Beginn der Pandemie nur 27 Prozent der Befragten Hybrid-Messen eine zukunftsweisende Rolle zutrauten – Mitte 2020 waren es gut 60 Prozent der Anbieter, die hybride und räumlich ungebundene Veranstaltungen und Events als positiv bewerteten. Die Gründe:

  • Kostengünstiger als eine Messe mit Präsenz vor Ort und insgesamt weniger aufwändig
  • Weniger Reisezeiten und Übernachtungskosten
  • Interessierte können das Event jederzeit besuchen – egal an welchem Ort sie sich physisch aufhalten (-> größeres Teilnehmerfeld)
  • Menschen aus aller Welt können einfach online teilnehmen und entscheiden, welche Event-Inhalte sie konsumieren
  • Es werden neue oder andere Besuchergruppen erreicht
  • Es werden neue Besucherströme generiert, die der Präsenz-Veranstaltung ferngeblieben wären
  • Deutlich bessere CO2-Bilanz einer Hybrid-Messe
  • Content-Gewinnung nach Live-Diskussionen, Live-Key Notes und Shows zum Streamen in Social Media Kampagnen (-> noch größere Reichweite der Messe)
  • Experten, die oft einen sehr vollen Terminkalender haben, können als Referent von außerhalb zugeschaltet werden
  • Hybride Messen beziehen die Teilnehmer interaktiv ein, ermöglichen Kommunikation, Austausch und Diskussionen u.a. mithilfe von Livestreams und Chat-Angeboten
  • Sämtliche aufgenommenen Event-Inhalte können digital gespeichert und später als On-Demand-Content zur Verfügung gestellt werden
  • Sponsoren erhalten eine attraktive Plattform für die Kommunikation mit ihren Zielgruppen

Wie auch immer die Hybrid-Messe aussehen soll, wichtig ist im Vorfeld klare Ziele zu formulieren – im besten Fall mit realistischen KPIs – und darauf gemeinsam mit uns ein tragfähiges Konzept aufzubauen. Denn als Agentur haben wir nicht nur eine jahrzehntelange Erfahrung mit klassischen Messen, sondern auch mit virtuellen Event-Formaten. Wir wissen, wie sich Präsenz-Veranstaltungen mit interaktiven 3D-Events ersetzen oder kombinieren lassen und finden es richtig interessant, wenn Virtual und Augmented Reality bei den Events mit ins Spiel kommen.

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Hybrid-Messen sind individuell und skalierbar

Schon heute setzt Ruess International auf Online-Formate mit viel Interaktion wie Video-Calls, Vertriebs-Chats, Games, Online-Beratung von Fachleuten mit Terminvereinbarung, live übertragene Show-Vorführungen und individuelle digitale Produktvorführungen. Zentral ist dabei, hochwertigen Content mit Bewegtbild-Formaten nutzerzentriert zu kombinieren. Das reicht vom 3-D-Bewegtbild aus vorhandenen Konstruktionsdaten (auch 360-Grad-Videos) über Produktvideos für den digitalen Vertrieb bis zu Animationen und Erklärfilmen. Zum skalierbaren Angebot gehören dann unter anderem die Event-Plattform, Konferenztools, die Content-Aufbereitung sowie die Ablaufplanung der Veranstaltung und die Durchführung der Streamings oder Live Acts. So wird das Veranstaltungsformat Hybrid-Messe nicht nur zeitgemäß, anspruchsvoll und individuell, sondern bietet auch einen hohen Unterhaltungs- und Informationswert.

Fazit: Hybride Events als lebendige Veranstaltungen

  • Die Verschmelzung analoger und digitaler Inhalte ist für Messen, Konferenzen und Events eine logische Evolution
  • Eine hybride Messe gilt als einer der Haupttrends der nächsten Jahre im Messekontext
  • Der analoge Messestand wird um eine digitale Ebene erweitert. Auf dieser Ebene können Besucher das „echte“ Messetreiben verfolgen, gleichzeitig virtuelle Showrooms nutzen, Informationen abrufen und Ihren Ansprechpartner kennenlernen

Messeinhalte finden also in zwei Welten statt:

  • Es gilt, Messebesuchern auf dem realen Messestand trotz aller Kontakt-Einschränkungen ein Produkt- und Markenerlebnis zu bieten. Eine Chance liegt darin, neue Technologien und Präsentationsformen zu nutzen – auch, um eingesparte Exponate mit emotionalerem Kontakt und überraschenderen Formaten zu kompensieren
  • Messebesucher können mehr selbst erleben und erschließen, so dass eine reduzierte Vertriebsmannschaft möglich wird und Gruppenbildung auf dem Stand vermieden wird
  • Teile aus der virtuellen Welt sind nutzbar und unterstützen die Verschmelzung von analog und digital
  • Interaktive Parts (z. B. Livestreams), die auf dem Stand stattfinden, können ins Web transferiert werden. Bewegtbild (z. B. Videos aus der Produktion), aus dem Web kann auf den Stand transferiert werden
  • Es entsteht eine Parallel-Messewelt, die sich ergänzt und für sich alleinstehen kann
Markus Rahner
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Hybride Events

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