Hybride Events - das Veranstaltungsformat der Zukunft

Zunehmend professionalisiert, haben sich digitale Formate in der B2B-Kommunikation fest etabliert. Erste Auswertungen im Marketing-Controlling zeigen in Teilen deutliche Vorteile gegenüber den Live-Messen. Jedoch ist der persönliche Dialog nach wie vor unschlagbar, was den Aufbau und die Pflege von Kundenkontakten angeht, und wird entsprechend vermisst. Nun gilt es die Weichen zu stellen und effiziente hybride Zukunftsformate aufzubauen – das Beste aus zwei Welten.

Fachmessen in zwei Welten

Während der Hybrid für die Autobauer eine erfolgreiche Brückentechnologie auf dem Weg zur Elektromobilität zu sein scheint, hat die hybride Messe als eine Kombination aus physischer und virtueller Messe gute Chancen, dauerhaft ihren Platz in einem Event-Marketing mit zunehmender Digitalisierung zu behaupten. Hybridmessen vereinen die Vorteile von Face-to-Face-Events, wie sie mit abnehmender Pandemie wieder möglich sein werden, mit den Vorteilen einer virtuellen Erweiterung: geringere Kosten, räumliche Überwindung, größere Reichweite, Erfolgsmessung.

Um eine Studie des Europäischen Instituts für Tagungswirtschaft (EITW) zu interpretieren, sind hybride Events, also auch hybride Messen „gekommen, um zu bleiben“. Nicht nur die Kosten- und Reichweitenvorteile dieser hybriden Events spielen dabei eine Rolle, sondern auch die alltäglichen Erfahrungen mit steigender Digitalisierung, die Unternehmer, Marketing- und Vertriebsteams seit Anfang 2020 machen. In gut einem Jahr haben sie die Vorteile virtueller Meetings, Konferenzen, Messen und anderer Events schätzen gelernt. Ob lange Anfahrtswege, Hotelkosten vor Ort und Logistikaufwände, Standkosten samt Catering- und Hostessenservice, der Zeitinvest für Messe-Personal mit hohem Ressourcenverbrauch, lange Vorbereitungszeiten, hoher Organisationsaufwand – die klassische Messe wird als Event-Format immer mehr hinterfragt. Hinzu kommt die Frage, wie viele Teilnehmer internationale Messen in Zukunft noch realistisch anlocken werden. Es ist davon auszugehen, dass die Besucheranzahl eben aufgrund der hohen Komplexität und Aufwände dauerhaft unter dem vorpandemischen Niveau liegen wird. Die Notwendigkeit der physischen Anwesenheit bei einer Messe-Veranstaltung wird vielerorts auf den Prüfstand gestellt werden.

Hybrid-Messe = gekonnte Kombination aus digital und analog

Natürlich bietet die reale Live-Messe vor allem emotionale Vorteile, die der Geschäftsbeziehung durchaus dienlich sein können, wie Atmosphäre, Umfeld, Flair. Auch die persönliche Interaktion der Teilnehmer, das Aufeinandertreffen mit Smalltalk und Kaffeetrinken gehören zur Wirkung einer Präsenz-Messe. Neue Technologien wie AR- und VR-Brillen und Hologramme werden diese Nachteile aber teilweise ausgleichen und lassen erahnen, was zukünftig möglich sein wird. Also geht es in Zukunft nicht mehr um ein entweder Live-Veranstaltung oder virtuelle Messe, sondern um die strategisch kluge und sorgfältig konzipierte Kombination aus beiden Event-Welten in einer hybriden Messe. Indem beide Ideen verknüpft werden, holen Messe-Aussteller – vor allem im B2B-Umfeld, das Optimum aus ihrem Messe-Engagement heraus.

Zusammengefasst lässt sich bis hierher festhalten:

Das Coronavirus sorgt seit 2020 für zahlreiche Absagen der Veranstaltungen von Messeverantwortlichen und Besuchern
Messen werden weiterhin abgesagt oder auf Ende 2021 verschoben
Aussteller kündigen an, selbst bei stattfindenden Messen weniger Vertriebspersonal einzusetzen, die Standflächen zu verkleinern, auf Catering-Bereiche ganz oder teilweise zu verzichten und weniger Exponate auf den Stand zu bringen, um Sicherheitsabstände gewährleisten und Hygienevorschriften einhalten zu können
Bisherige Messebesucher kündigen an, dass sie 2021 bei weniger oder gar keinen Messen teilnehmen werden. Gründe sind der eigene Gesundheitsschutz sowie Reiseverbote des Arbeitgebers, oder offizielle Reisewarnungen
Gleichzeitig mit dieser Entwicklung erweist sich das Event-Format „Virtuelle Messe“ als sinnvolle Alternative oder Erweiterung zur Präsenzmesse

Systematisierte Leadgenerierung

Hybride Messen führen logischerweise zu einer neuen Event-Budgetierung, die auf Erfahrung aus klassischen Messen und der Erweiterung ins digitale Marketing mit virtuellen Events beruht. Virtuelle Showrooms beispielsweise oder HR-Messen bieten Möglichkeiten, die mit dem eingesetzten Budget in der realen Messewelt kaum umsetzbar wären. Hinzu kommen Effekte der systematisierten digitalen Leadgenerierung. Und neben dem Einsammeln von Marketing-Leads und deren Qualifizierung zu Sales-Leads lassen sich effiziente Kundenbindungsprogramme automatisiert mit entsprechenden E-Mail-Marketing-Tools aufbauen. Immer mehr Großunternehmen, aber auch größere mittelständische Unternehmen beschäftigen sich mit diesem hybriden Konzept.

Dazu passt auch, dass das Europäische Institut für TagungsWirtschaft (EITW) einen klaren Trend zu Hybrid-Messen feststellt: Das Institut an der Hochschule Harz hat untersucht, wie sich die Corona-Krise auf den Markt für Veranstaltungen in Deutschland ausgewirkt hat und fand heraus, dass vor Beginn der Pandemie nur 27 Prozent der Befragten Hybrid-Messen eine zukunftsweisende Rolle zutrauten – Mitte 2020 waren es gut 60 Prozent der Anbieter, die hybride und räumlich ungebundene Veranstaltungen und Events als positiv bewerteten. Die Gründe:

Kostengünstiger als eine Messe mit Präsenz vor Ort und insgesamt weniger aufwändig
Weniger Reisezeiten und Übernachtungskosten
Interessierte können das Event jederzeit besuchen – egal an welchem Ort sie sich physisch aufhalten (-> größeres Teilnehmerfeld)
Menschen aus aller Welt können einfach online teilnehmen und entscheiden, welche Event-Inhalte sie konsumieren
Es werden neue oder andere Besuchergruppen erreicht
Es werden neue Besucherströme generiert, die der Präsenz-Veranstaltung ferngeblieben wären
Deutlich bessere CO2-Bilanz einer Hybrid-Messe
Content-Gewinnung nach Live-Diskussionen, Live-Key Notes und Shows zum Streamen in Social Media Kampagnen (-> noch größere Reichweite der Messe)
Experten, die oft einen sehr vollen Terminkalender haben, können als Referent von außerhalb zugeschaltet werden
Hybride Messen beziehen die Teilnehmer interaktiv ein, ermöglichen Kommunikation, Austausch und Diskussionen u.a. mithilfe von Livestreams und Chat-Angeboten
Sämtliche aufgenommenen Event-Inhalte können digital gespeichert und später als On-Demand-Content zur Verfügung gestellt werden
Sponsoren erhalten eine attraktive Plattform für die Kommunikation mit ihren Zielgruppen

Wie auch immer die Hybrid-Messe aussehen soll, wichtig ist im Vorfeld klare Ziele zu formulieren – im besten Fall mit realistischen KPIs – und darauf gemeinsam mit uns ein tragfähiges Konzept aufzubauen. Denn als Agentur haben wir nicht nur eine jahrzehntelange Erfahrung mit klassischen Messen, sondern auch mit virtuellen Event-Formaten. Wir wissen, wie sich Präsenz-Veranstaltungen mit interaktiven 3D-Events ersetzen oder kombinieren lassen und finden es richtig interessant, wenn Virtual und Augmented Reality bei den Events mit ins Spiel kommen.

Hybrid-Messen sind individuell und skalierbar

Schon heute setzt Ruess International auf Online-Formate mit viel Interaktion wie Video-Calls, Vertriebs-Chats, Games, Online-Beratung von Fachleuten mit Terminvereinbarung, live übertragene Show-Vorführungen und individuelle digitale Produktvorführungen. Zentral ist dabei, hochwertigen Content mit Bewegtbild-Formaten nutzerzentriert zu kombinieren.

Das reicht vom 3-D-Bewegtbild aus vorhandenen Konstruktionsdaten (auch 360-Grad-Videos) über Produktvideos für den digitalen Vertrieb bis zu Animationen und Erklärfilmen. Zum skalierbaren Angebot gehören dann unter anderem die Event-Plattform, Konferenztools, die Content-Aufbereitung sowie die Ablaufplanung der Veranstaltung und die Durchführung der Streamings oder Live Acts. So wird das Veranstaltungsformat Hybrid-Messe nicht nur zeitgemäß, anspruchsvoll und individuell, sondern bietet auch einen hohen Unterhaltungs- und Informationswert.

Fazit: Hybride Events als lebendige Veranstaltungen

Die Verschmelzung analoger und digitaler Inhalte ist für Messen, Konferenzen und Events eine logische Evolution
Eine hybride Messe gilt als einer der Haupttrends der nächsten Jahre im Messekontext
Der analoge Messestand wird um eine digitale Ebene erweitert. Auf dieser Ebene können Besucher das „echte“ Messetreiben verfolgen, gleichzeitig virtuelle Showrooms nutzen, Informationen abrufen und Ihren Ansprechpartner kennenlernen

Messeinhalte finden also in zwei Welten statt:

Es gilt, Messebesuchern auf dem realen Messestand trotz aller Kontakt-Einschränkungen ein Produkt- und Markenerlebnis zu bieten. Eine Chance liegt darin, neue Technologien und Präsentationsformen zu nutzen – auch, um eingesparte Exponate mit emotionalerem Kontakt und überraschenderen Formaten zu kompensieren
Messebesucher können mehr selbst erleben und erschließen, so dass eine reduzierte Vertriebsmannschaft möglich wird und Gruppenbildung auf dem Stand vermieden wird
Teile aus der virtuellen Welt sind nutzbar und unterstützen die Verschmelzung von analog und digital
Interaktive Parts (z. B. Livestreams), die auf dem Stand stattfinden, können ins Web transferiert werden. Bewegtbild (z. B. Videos aus der Produktion), aus dem Web kann auf den Stand transferiert werden
Es entsteht eine Parallel-Messewelt, die sich ergänzt und für sich alleinstehen kann

Hybride Events

Testen Sie unsere Beratungs- und Umsetzungskompetenz

Lassen Sie uns Ihre Aufgabenstellungen und Ihre Zielsetzungen für hybride Events zukommen. Gerne geben wir Ihnen im Detail Auskunft zu Beispielen von virtuellen und hybriden Messen, die wir für große Konzerne und bekannte Marken realisiert haben.

Markus Rahner

T: +49 711 16446-61
M: markus.rahner@ruess-group.com

Termin auswählen